Sendungsmanagement
Ein Transportauftrag kann aus einer oder mehreren Sendungen bestehen, die im TMS idealerweise unterschieden werden. In diesem Zusammenhang sind folgende Funktionen wichtig, die jedoch auch bestimmte Merkmale des angebundenen Telematiksystems voraussetzen:
Abliefernachweis (POD)
Der Proof of Delivery (POD) dokumentiert die ordnungsgemäße Übergabe einer Sendung an den Empfänger. Er kann beispielsweise durch eine elektronische Unterschrift, ein Foto, einen Zeitstempel, einen GPS-Standort oder einen Scan erfasst werden, was also am Fahrzeug bzw. beim Fahrer eine entsprechende Telematikausstattung bedingt. Das TMS speichert den Abliefernachweis direkt beim jeweiligen Auftrag oder der Sendung. Damit dient der POD als Nachweis für die erbrachte Transportleistung und kann als Grundlage für die Abrechnung dienen.
Ladungsabgleich (ID) bei Be-/Entladung
Der Ladungsabgleich überprüft bei der Be- und Entladung, ob die tatsächlich bewegten Sendungen mit den geplanten Sendungen übereinstimmen. Grundlage ist wiederum eine entsprechende Telematik oder Zusatzgeräte im Fahrzeug. Die Identifikation kann beispielsweise über Barcode, QR-Code, RFID oder eine andere eindeutige Sendungs-ID erfolgen. Abweichungen wie fehlende, zusätzliche oder falsch zugeordnete Packstücke können unmittelbar erkannt und dokumentiert werden. Dadurch werden Fehlverladungen und Zustellfehler reduziert und die Sendungsverfolgung verbessert.
Sendungsverfolgung
Die Sendungsverfolgung („Track&Trace“)ermöglicht die laufende Überwachung des Status und Aufenthaltsortes einer Sendung. Informationen können beispielsweise aus Scans, Fahrer-Apps, Telematiksystemen oder Statusmeldungen von Umschlagpunkten stammen. Das TMS stellt den aktuellen Sendungsstatus für Disposition, Kundenservice und gegebenenfalls den Kunden bereit. Dadurch können Verzögerungen frühzeitig erkannt und Kunden zuverlässig über den Transportfortschritt informiert werden.
Transportschädennachweis
Der Transportschädennachweis dokumentiert Beschädigungen oder Unregelmäßigkeiten an der Sendung, die während des Transports festgestellt werden. Der Fahrer kann beispielsweise Schäden über eine mobile App mit Fotos, Textbeschreibungen, Zeitstempel und elektronischer Unterschrift erfassen. Die Dokumentation wird der entsprechenden Sendung bzw. dem Transportauftrag zugeordnet. Dadurch entsteht eine nachvollziehbare Grundlage für die weitere Schadensbearbeitung und gegebenenfalls die Regulierung von Ansprüchen.