Auftragsmanagement
Hauptaufgabe eines TMS ist die Annahme, Abwicklung und Abrechnung von Transportaufträgen, wobei insbesondere folgende Funktionen wichtig sind:
Adress-/Dublettenprüfung
Die Funktion prüft bei der Erfassung von Kunden-, Abhol- und Lieferadressen deren Vollständigkeit, Plausibilität und korrekte Schreibweise. Gleichzeitig können bereits vorhandene Adressen erkannt werden, um doppelte Stammdatensätze zu vermeiden. Gegebenenfalls werden Adressen automatisch standardisiert oder korrigiert. Dadurch wird die Qualität der Stammdaten verbessert und die Grundlage für ein zuverlässiges Auftragsmanagement geschaffen.
Auftragserfassung/-verwaltung
Die Auftragserfassung ermöglicht die Aufnahme aller für die Durchführung eines Transports erforderlichen Daten, beispielsweise Auftraggeber, Abhol- und Lieferadressen, Sendungen, Mengen, Gewichte, Zeitfenster und besondere Anforderungen. Aufträge können manuell erfasst oder automatisch aus Vorsystemen (z.B. Frachtenbörsen) übernommen werden. Moderne TMS erlauben die Erfassung von Aufträgen über diverse Kanäle, wie etwa E-Mail oder Fax, und führen die oftmals noch unstrukturierten Auftragsinformationen in die eigenen Datenstrukturen über. Auftragsverwaltung begleitet den Auftrag von der Erfassung über Disposition und Durchführung bis zur Ablieferung und Abrechnung. Änderungen, Statusinformationen und Dokumente können zentral zum Auftrag gespeichert werden.
Disposition
Die Disposition ordnet Transportaufträge geeigneten Fahrzeugen, Fahrern und gegebenenfalls Subunternehmern zu. Dabei berücksichtigt das TMS beispielsweise Fahrzeugkapazitäten, Qualifikationen, Arbeitszeiten, Standorte, Lieferzeitfenster und spezifische Transportanforderungen. Der Disponent erhält dadurch eine Übersicht über geplante und noch nicht verplante Aufträge sowie verfügbare Ressourcen. Eine gute Disposition bildet die Grundlage für eine wirtschaftliche und termingerechte Transportdurchführung.
ETA-Berechnung im TMS
Die ETA-Berechnung (Estimated Time of Arrival) ermittelt die voraussichtliche Ankunftszeit eines Fahrzeugs am Abhol- oder Lieferort. Grundlage können Tourdaten, aktuelle Fahrzeugpositionen, Verkehrslage, Fahrzeiten und historische Erfahrungswerte sein. Die ETA kann bei Veränderungen der Verkehrssituation oder des Tourverlaufs dynamisch angepasst werden. Dadurch können Disponenten, Fahrer und Kunden frühzeitig über erwartete Ankunftszeiten informiert werden. Typischerweise ermittelt auch die Zielführungsfunktion im bordseitigen Telematiksystem eine ETA, die zum Teil jedoch auf einer fahrzeugseitigen Datenbasis (z.B. Restlenkzeiten direkt aus dem digitalen Tachographen) beruht. Es kann daher zu Abweichungen zwischen der „TMS-ETA“ und der „Telematik-ETA“ kommen!
Lademittelverwaltung
Die Lademittelverwaltung erfasst und überwacht den Bestand und die Bewegungen von Lademitteln wie Paletten, Gitterboxen oder Behältern. Zu- und Abgänge können einzelnen Aufträgen, Kunden, Fahrern oder Niederlassungen zugeordnet werden. Das TMS kann dadurch offene Lademittelkonten und Rückführungen überwachen. Dies unterstützt eine transparente Abrechnung und reduziert Verluste sowie unnötige Beschaffungskosten.
Manuelle Touren-/Einsatzplanung
Mit der manuellen Touren- und Einsatzplanung kann der Disponent Aufträge selbstständig zu Touren zusammenstellen und Fahrzeugen sowie Fahrern zuordnen. Die Planung erfolgt typischerweise grafisch oder tabellarisch per „drag-and-drop“. Dabei können beispielsweise Kapazitäten, Zeitfenster, Fahrerqualifikationen und Fahrzeugrestriktionen berücksichtigt werden. Der Disponent kann auf diese Weise seine Erfahrung und besondere operative Kenntnisse direkt in die Planung einbringen.
Rampenbelegungsplanung
Die Rampenbelegungsplanung koordiniert die Zeitfenster für das Be- und Entladen von Fahrzeugen an den Rampen der Umschlagplätze oder Betriebshöfe. Das TMS berücksichtigt dabei verfügbare Rampen, geplante Ankunftszeiten, Umschlagzeiten und gegebenenfalls die Art der Ladung. Überschneidungen und Wartezeiten können frühzeitig erkannt und vermieden werden. Dadurch lassen sich die Auslastung der Rampen und die Umschlagprozesse optimieren.
Trailer stellen
Die Funktion unterstützt die Planung und Verwaltung von Trailern bzw. Aufliegern, die für einen Transport bereitgestellt, aufgenommen oder an einem bestimmten Ort abgestellt werden müssen. Moderne TMS planen nicht nur die Touren, sondern organisieren dazu auch direkt die passenden Sattelauflieger. Die Bereitstellung kann unabhängig vom eigentlichen Zugfahrzeug und Fahrer geplant werden. Dies ist insbesondere bei Wechselbrücken-, Trailer- und Begegnungsverkehren relevant.
Vollautomatisierte Tourenoptimierung
Die vollautomatisierte Tourenoptimierung erstellt auf Basis der vorhandenen Transportaufträge selbstständig möglichst effiziente Touren. Dabei können zahlreiche Restriktionen wie Fahrzeugkapazitäten, Lieferzeitfenster, Fahrzeiten, Fahrerarbeitszeiten, Depotstandorte, Verkehrsbedingungen und Kundenanforderungen berücksichtigt werden. Algorithmen berechnen eine optimale oder zumindest sehr gute Kombination aus Aufträgen, Fahrzeugen und Fahrstrecken. Ziel ist es, Fahrleistung, Kosten und Leerfahrten zu reduzieren und gleichzeitig die Servicequalität zu sichern. Der Disponent kann die automatisch erzeugten Touren anschließend prüfen und bei Bedarf manuell anpassen.
Anbindung Frachtenbörse
Über eine Schnittstelle zu einer Frachtenbörse können Transportaufträge automatisiert eingestellt oder verfügbare Frachten abgerufen werden. Das TMS kann passende Angebote anhand von Kriterien wie Relation, Fahrzeugtyp, Zeitfenster oder Ladungsart suchen. Auch die Übermittlung von Angeboten und die Kommunikation mit potenziellen Transportpartnern können unterstützt werden. Dadurch lassen sich Leerfahrten reduzieren und vorhandene Transportkapazitäten besser auslasten.
Anbindung Mansio Begegnungsverkehrsplattform
Die Anbindung an eine Begegnungsverkehrsplattform wie Mansio ermöglicht die Planung und Abwicklung von Transporten, bei denen Fahrzeuge bzw. Fahrer an definierten Übergabepunkten Ladungen oder Aufträge austauschen. Das TMS kann relevante Auftrags- und Tourdaten an die Plattform übertragen und Rückmeldungen wieder übernehmen. Dadurch können Transportketten mit Fahrer- oder Fahrzeugwechsel systematisch organisiert werden. Ziel ist insbesondere eine effizientere Nutzung von Fahrzeugen und Fahrpersonal bei langen Transportrelationen.
Anbindung Systemkooperationen
Durch Schnittstellen zu Systemkooperationen können Transportaufträge, Statusinformationen und weitere Sendungsdaten zwischen dem TMS und der jeweiligen Kooperation ausgetauscht werden. Dies betrifft beispielsweise Stückgut-, Sammelgut- oder Speditionsnetzwerke. Aufträge können automatisiert übernommen und Bearbeitungs- bzw. Zustellinformationen zurückgemeldet werden. Dadurch werden manuelle Erfassungen reduziert und die Integration in überregionale Transportnetzwerke erleichtert.