Kaufmännische Unterstützung durch ein TMS
Zum Transportmanagement gehören vielfältige kaufmännische Aufgaben, die zum Teil durch Funktionen im TMS unterstützt werden:
Angebotskalkulation
Die Angebotskalkulation unterstützt die Ermittlung der voraussichtlichen Kosten und Erlöse eines Transportauftrags bereits vor der Auftragserteilung. Dabei können beispielsweise Entfernung, Fahrzeugtyp, Personal-, Maut-, Kraftstoff- und Fremdleistungskosten berücksichtigt werden. Auf dieser Grundlage lassen sich Verkaufspreise und erwartete Margen berechnen. Die Funktion unterstützt damit eine wirtschaftliche und nachvollziehbare Preisgestaltung.
E-Rechnung
Die E-Rechnung ermöglicht die elektronische Erstellung, Übermittlung und Verarbeitung von Rechnungen für erbrachte Transportleistungen. Rechnungsdaten können automatisiert aus den Auftrags-, Leistungs- und Abrechnungsdaten des TMS übernommen werden. Je nach eingesetztem Format und Verfahren können Rechnungen strukturiert und automatisiert weiterverarbeitet werden. Dadurch werden manueller Aufwand, Fehler und Bearbeitungszeiten reduziert.
Financial Clearing
Financial Clearing bezeichnet die Abrechnung und Verrechnung von finanziellen Ansprüchen und Verpflichtungen, die aus Transportleistungen entstehen. Das TMS kann beispielsweise Forderungen gegenüber Kunden und Verbindlichkeiten gegenüber Frachtführern oder Transportpartnern gegenüberstellen. Dabei können Transportleistungen, Zuschläge, Abzüge und weitere Kosten berücksichtigt werden. Ziel ist eine korrekte und möglichst automatisierte finanzielle Abwicklung der Transportgeschäfte. Das System kalkuliert nach konfigurierbaren Tarifen Frachtkosten für die Frachtführer und rechnet diese auch direkt mit Ihnen ab.
Mautkostenberechnung
Die Mautkostenberechnung ermittelt die voraussichtlich anfallenden Straßenbenutzungsgebühren für eine Transportfahrt. Dabei können beispielsweise gefahrene Strecken, mautpflichtige Straßen, Fahrzeugklasse, Achsanzahl, Emissionsklasse und landesspezifische Tarife berücksichtigt werden. Die berechneten Kosten können bereits bei der Touren- oder Angebotskalkulation berücksichtigt werden. Dadurch lassen sich Transportkosten und Touren wirtschaftlich genauer bewerten.
Mehrwährungsfähigkeit
Die Mehrwährungsfähigkeit ermöglicht die Abwicklung von Transportaufträgen, Kosten und Erlösen in unterschiedlichen Währungen. Dies ist insbesondere bei internationalen Transporten und bei Kunden oder Frachtführern aus verschiedenen Ländern relevant. Das TMS kann Wechselkurse berücksichtigen und Beträge beispielsweise in einer Unternehmens- oder Konzernwährung ausweisen. Dadurch werden internationale Kalkulation, Abrechnung und Controlling unterstützt.
Transportkosten
Die Transportkostenfunktion erfasst und berechnet sämtliche Kosten, die mit der Durchführung eines Transports verbunden sind. Dazu können beispielsweise Fahrzeug-, Personal-, Kraftstoff-, Maut-, Fähr-, Tunnel-, Fremdfracht- und sonstige Nebenkosten gehören. Die Kosten können einzelnen Aufträgen, Sendungen, Touren oder Fahrzeugen zugeordnet werden. Dadurch lassen sich tatsächliche Transportkosten ermitteln und mit den erzielten Erlösen vergleichen.
Zollberechnung
Die Zollberechnung ermittelt die bei grenzüberschreitenden Warenverkehren anfallenden Zollabgaben und gegebenenfalls weitere Einfuhrabgaben. Dabei können unter anderem Warenwert, Zolltarifnummer, Warenursprung und Bestimmungsland berücksichtigt werden. Das TMS kann die relevanten Daten aus dem Transportauftrag übernehmen und für die Kalkulation oder Zollabwicklung bereitstellen. Dadurch können die zu erwartenden Kosten bereits vor Durchführung des Transports berücksichtigt werden.