Frachtdokumente im Transportmanagement
Als Teil der Auftragsverwaltung muss ein TMS verschiedene Dokumente erzeugen, die entweder für den operativen und kaufmännischen Betrieb notwendig sind oder seitens der Behörden gefordert werden. Hierzu gehören:
Ein-/Ausfuhranmeldung
Die Ein- bzw. Ausfuhranmeldung dient der zollrechtlichen Abwicklung grenzüberschreitender Warenverkehre. Sie enthält die für die Zollbehörden erforderlichen Angaben zu Waren, Absender, Empfänger, Warenwert, Ursprung und Transport. Das TMS kann die benötigten Daten aus dem Transportauftrag übernehmen und für die elektronische Zollabwicklung bereitstellen. Dadurch werden manuelle Erfassungen reduziert und die Einhaltung zollrechtlicher Vorgaben unterstützt.
Frachtbrief
Der Frachtbrief dokumentiert den Transportvertrag zwischen Absender und Frachtführer und begleitet die Sendung während des Transports. Er enthält unter anderem Angaben zu Absender, Empfänger, Frachtführer, Gütern, Mengen und Transportbedingungen. Der Frachtbrief dient außerdem als Nachweis für die Übernahme und Ablieferung der Ware. Im internationalen Straßengüterverkehr wird häufig der CMR-Frachtbrief verwendet.
Gefahrgutdokumente
Gefahrgutdokumente enthalten die gesetzlich vorgeschriebenen Informationen für den sicheren Transport gefährlicher Güter. Dazu gehören beispielsweise UN-Nummer, Gefahrgutbezeichnung, Gefahrgutklasse, Verpackungsgruppe und erforderliche Kennzeichnungen. Sie ermöglichen es Fahrern, Umschlagpersonal, Behörden und Einsatzkräften, die mit der Ladung verbundenen Gefahren korrekt einzuschätzen. Das TMS kann die Dokumente anhand der im Auftrag hinterlegten Gefahrgutdaten automatisch erstellen.
Ladeliste
Die Ladeliste gibt einen Überblick über die für eine Tour zu verladenden Sendungen und Ladungsträger. Sie kann beispielsweise Sendungsnummern, Empfänger, Mengen, Gewichte, Packstücke und Ladepositionen enthalten. Sie unterstützt das Lager- und Verladepersonal bei der Kontrolle und Zusammenstellung der Ladung. Gleichzeitig kann sie dem Fahrer als Übersicht über die zu transportierenden Güter dienen.
Lieferschein
Der Lieferschein begleitet die Ware vom Versender zum Empfänger und beschreibt Art und Umfang der gelieferten Güter. Er enthält typischerweise Angaben zu Absender, Empfänger, Lieferdatum, Auftrags- oder Artikelnummern sowie Mengen und Warenbezeichnungen. Der Empfänger kann anhand des Lieferscheins die Lieferung kontrollieren und deren Empfang bestätigen. Die bestätigte Übergabe kann anschließend als Abliefernachweis in das TMS zurückübertragen werden.
Liste der Tourstopps
Die Liste der Tourstopps enthält die Abfolge sämtlicher Abhol-, Umschlag- und Lieferstellen einer Tour. Sie kann beispielsweise Adressen, Zeitfenster, Auftragsnummern, Sendungsmengen und besondere Hinweise zu den einzelnen Stopps enthalten. Sie unterstützt den Fahrer bei der Durchführung der Tour und die Disposition bei der Überwachung des Tourverlaufs. Bei Änderungen der Tour kann die Liste entsprechend aktualisiert werden.
Waybill
Ein Waybill ist ein Transportdokument bzw. Beförderungsschein, der die wesentlichen Angaben zu einer Sendung und deren Transport enthält. Es dokumentiert insbesondere Absender, Empfänger, Frachtführer und die transportierte Ware und kann als Nachweis der Beförderung dienen. Je nach Verkehrsträger und Einsatzgebiet existieren unterschiedliche Formen, beispielsweise Air Waybill (AWB) oder Sea Waybill. Im TMS kann das Waybill aus den vorhandenen Auftrags- und Sendungsdaten automatisch erzeugt und digital bereitgestellt werden.